Política de Privacidad

Última actualización: 27 de marzo de 2026

En Vocetia, operado por Iku Solutions, la protección de los datos personales es una prioridad. Esta política describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos y protegemos la información de nuestros clientes y de los pacientes que interactúan con nuestros agentes de IA.

1. Responsable del tratamiento

Iku Solutions es el responsable del tratamiento de los datos recopilados a través de Vocetia. Para cualquier consulta relacionada con privacidad, puedes contactarnos en hola@vocetia.com.

2. Datos que recopilamos

2.1 Datos del cliente (quien contrata Vocetia)

• Nombre completo y cargo
• Nombre de la clínica, consultorio o empresa
• Correo electrónico
• Número de WhatsApp
• Datos de facturación y pago

2.2 Datos de pacientes (usuarios finales del agente)

Cuando un paciente interactúa con un agente de Vocetia a través de WhatsApp, se procesan los siguientes datos:

• Nombre del paciente (según lo proporcione en la conversación o esté registrado en Odoo)
• Número de WhatsApp
• Contenido de las conversaciones con el agente
• Datos de citas (fecha, hora, especialidad, médico asignado)
• Historial de interacciones con el agente

2.3 Datos del sitio web

• Correo electrónico proporcionado en formularios de waitlist o solicitud de demo
• Nombre y datos de contacto ingresados voluntariamente

3. Finalidad del tratamiento

Utilizamos los datos recopilados para:

• Prestar el servicio de agentes de IA (atender, agendar, recordar y dar seguimiento a pacientes)
• Sincronizar información con Odoo, Google Calendar y WhatsApp Business API
• Generar métricas y reportes de uso para el cliente (dashboard)
• Enviar comunicaciones relacionadas con el servicio (actualizaciones, facturación, soporte)
• Mejorar la calidad de las respuestas y el rendimiento de los agentes de IA
• Contactar a interesados que soliciten una demo

4. Base legal del tratamiento

El tratamiento de datos se realiza bajo las siguientes bases legales, conforme a la Ley 1581 de 2012 de Colombia y demás normativa aplicable:

• Consentimiento: cuando el paciente inicia una conversación con el agente por WhatsApp o el cliente se registra en la plataforma
• Ejecución contractual: para prestar el servicio contratado por el cliente
• Interés legítimo: para mejorar el servicio y generar estadísticas agregadas

5. Datos sensibles y de salud

Vocetia procesa datos relacionados con citas médicas, especialidades y seguimientos de salud. Estos datos se consideran sensibles bajo la legislación colombiana. El tratamiento de estos datos se realiza exclusivamente bajo la autorización del cliente (clínica) que es el responsable directo de la relación con el paciente.

Vocetia actúa como encargado del tratamiento de estos datos, siguiendo las instrucciones y configuración definidas por el cliente. No utilizamos datos de salud para fines distintos a la prestación del servicio contratado.

6. Compartición de datos con terceros

Para prestar el servicio, compartimos datos con los siguientes terceros:

• Meta (WhatsApp Business API): para el envío y recepción de mensajes de WhatsApp
• Odoo: para la sincronización bidireccional de citas, pacientes e historial
• Proveedores de infraestructura: servicios de hosting y procesamiento en la nube
• Procesadores de pago: para gestionar cobros de suscripción

No vendemos, alquilamos ni compartimos datos personales con terceros para fines publicitarios o de marketing.

7. Almacenamiento y seguridad

Los datos se almacenan en servidores seguros con las siguientes medidas de protección:

• Cifrado en tránsito (TLS/HTTPS) y en reposo
• Control de acceso basado en roles
• Monitoreo y auditoría de acceso a datos
• Copias de seguridad periódicas

8. Retención de datos

Conservamos los datos durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas. En particular:

• Datos del cliente: mientras la relación contractual esté vigente y hasta 5 años después para cumplir obligaciones legales
• Conversaciones de pacientes: según la configuración y retención definida por el cliente, con un máximo de 2 años por defecto
• Datos de facturación: según lo exija la legislación tributaria colombiana

9. Derechos del titular

Conforme a la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen derecho a:

• Acceso: conocer qué datos personales tenemos almacenados
• Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos
• Supresión: solicitar la eliminación de datos cuando no exista obligación legal de conservarlos
• Revocación: revocar la autorización otorgada para el tratamiento de datos
• Consulta: solicitar información sobre el uso que se le da a sus datos

Para ejercer estos derechos, los pacientes deben contactar directamente a la clínica o empresa que utiliza Vocetia. Los clientes pueden escribir a hola@vocetia.com.

10. Uso de inteligencia artificial

Vocetia utiliza modelos de inteligencia artificial para procesar y responder mensajes de forma automatizada. Los agentes de IA:

• Responden con base en la configuración, tono y flujos definidos por el cliente
• Consultan información en tiempo real desde Odoo (disponibilidad, pacientes, citas)
• No toman decisiones médicas ni emiten diagnósticos
• Pueden transferir la conversación a un humano cuando la situación lo requiera

11. Cookies y tecnologías de rastreo

El sitio web vocetia.com actualmente no utiliza cookies de rastreo ni tecnologías de seguimiento de terceros. Si en el futuro se implementaran, esta política será actualizada y se solicitará el consentimiento correspondiente.

12. Transferencias internacionales

Los datos pueden ser procesados en servidores ubicados fuera de Colombia. En estos casos, nos aseguramos de que los proveedores cumplan con estándares de protección adecuados y equivalentes a los exigidos por la legislación colombiana.

13. Menores de edad

Vocetia no recopila intencionalmente datos de menores de edad. Si un menor interactúa con un agente de IA, el tratamiento de sus datos será responsabilidad de la clínica o empresa que opera el agente, conforme a la legislación colombiana sobre protección de datos de menores.

14. Cambios a esta política

Nos reservamos el derecho de actualizar esta política de privacidad. Cualquier cambio será publicado en esta página y notificado a los clientes por correo electrónico con al menos 15 días de anticipación.

15. Contacto

Para consultas, solicitudes o reclamos relacionados con privacidad y datos personales, escríbenos a hola@vocetia.com.